Automatizzare assegnazioni e tag

Crea e utilizza regole basate su parole chiave per instradare automaticamente la messaggistica e ottimizzare il flusso di lavoro in Inbox 1.0. Con l'automazione, puoi effettuare le seguenti operazioni:

• Assicurarti che i messaggi importanti non vengano persi. Puoi smistarli automaticamente alle persone o ai team corretti.
• Trovare parole chiave negli stream.
• Smistare i messaggi diretti alla Posta in arrivo.

Gli amministratori o gli utenti con accesso personalizzato possono assegnare i messaggi in entrata in base a specifiche parole chiave. Ad esempio, una catena alberghiera può creare un'assegnazione per monitorare i messaggi social in arrivo per le parole chiave "intossicazione alimentare" o "malattia" e indirizzare automaticamente tali messaggi al team di pubbliche relazioni o di gestione delle crisi.

Il triage con l'automazione assicura risposte tempestive da parte delle persone giuste della sua organizzazione. La aiuta anche a categorizzare e tracciare i messaggi in entrata e in uscita. Per saperne di più, veda la sezione Tag post e messaggi. Le automazioni attive vengono eseguite indipendentemente dal fatto che lei abbia o meno effettuato l'accesso a Hootsuite.

Tipi di azioni automatizzate

Esistono due tipi di azioni automatiche:

• Incarichi nella casella di posta - Assegna i thread di conversazione in arrivo a team o membri del team specifici in Inbox. Questi incarichi sono visualizzabili solo in Inbox. Li gestisce e li risolve in Inbox. Può applicare assegnazioni automatiche di Inbox ai profili Twitter (@mentions e messaggi diretti) e alle pagine Facebook (post dei visitatori; e commenti e risposte sui post organici della sua Pagina, annunci o post oscuri).
• Tag - I tag sono utili per categorizzare i post. Ad esempio, può classificare le interazioni positive o le risposte specifiche per la campagna. Può applicare dei tag ai singoli post nello stream in base a parole chiave tematiche come il sentimento o l'argomento. Può applicare i tag ai profili Twitter (@menzioni e messaggi diretti) e alle Pagine Facebook (post dei visitatori e commenti e risposte ai post della sua Pagina). I clienti di Hootsuite Advanced Analytics possono anche applicare i tag ai commenti e alle risposte sugli annunci delle pagine Facebook e sui post dark. Prima di utilizzare il tagging automatico, deve prima creare i suoi tag. Vedere Creare e gestire i tag.

Ottieni informazioni sull'efficienza del team e sul volume dei messaggi utilizzando i rapporti di Analytics (consulta Monitorare le prestazioni del tuo team).

Creazione di azioni automatiche

1. Vai su Conto, quindi seleziona account social e team.
2. Selezionare Automazione.
   
3. Selezionare un tipo di automazione, quindi selezionare Crea nuovo o Aggiungi nuova azione per creare un nuovo tag o un'azione di assegnazione.
4. Immettere un nome per il monitor in modo da poterlo identificare facilmente nell'elenco di azioni.
5. Seleziona gli account social da monitorare.
6. Selezionare i tipi di messaggi che si desidera monitorare, quindi selezionare Applica.
7. Immettere le parole chiave da monitorare (fare riferimento alla seguente sezione suggerimenti per le parole chiave ). Lasciare vuote le caselle delle parole chiave per contrassegnare o assegnare tutti i messaggi.
8. In Automaticamente, seleziona se questa azione taggerà i messaggi (classificherà i messaggi in arrivo) o assegnali utilizzando Inbox (indirizzerà le conversazioni in arrivo).
   
   • Se si seleziona l'opzione Categorizza messaggi in arrivo , selezionare i tag da applicare.
   • Se seleziona l'opzione Route Incoming Conversations, cerca e seleziona il team o il membro del team per ricevere i messaggi.
   • Per le assegnazioni di Posta in arrivo, assicurati che gli assegnatari dispongano delle autorizzazioni per visualizzare e rispondere ai thread sul social account.
9. Per le assegnazioni, in Assegna aimmettere il nome della persona o del team a cui si desidera instradare i messaggi.
10. Selezionare Crea azione.

Consigli per parole chiave

Separa le parole chiave con virgole, non con virgolette. I campi delle parole chiave supportano frasi, emoji e lingue non latine. L'automazione trova la corrispondenza a una parola chiave in un messaggio solo se si tratta di una parola o frase indipendente: ovvero, se è presente uno spazio prima e dopo la parola. Le parole chiave non fanno distinzione tra maiuscole e minuscole e non è necessario immettere parole chiave se desideri che l'azione venga applicata a tutti i messaggi selezionati. Puoi utilizzare una o più delle seguenti opzioni di parole chiave:

• Ha tutte le seguenti parole chiave - I messaggi devono contenere TUTTE queste parole chiave.
• Ha una delle seguenti parole chiave: i messaggi devono contenere almeno una di queste parole chiave.
• Esclude le seguenti parole chiave: i messaggi contenenti una di queste parole non vengono contrassegnati o assegnati da questa azione.

Applicazione delle azioni

I nuovi messaggi in arrivo vengono confrontati con le azioni nel tuo elenco:

• I messaggi che corrispondono alle parole chiave di più di un'azione di applicazione di tag riceveranno i tag di ogni azione corrispondente.
• I messaggi che corrispondono alle parole chiave in più azioni di assegnazione verranno assegnati una sola volta, in base alla priorità. Le assegnazioni vengono assegnate priorità in ordine sequenziale dall'alto verso il basso nell'elenco delle azioni. È possibile spostare le azioni per modificarne la priorità.

È possibile attivare o sospendere le azioni utilizzando l'interruttore accanto all'azione. Attivato significa che è attivo e che sta monitorando attivamente i messaggi in arrivo. Disattivare un'azione per sospendere un'azione. I messaggi ricevuti quando un'assegnazione viene sospesa verranno assegnati automaticamente a qualsiasi altra assegnazione attiva pertinente o non verranno assegnati affatto. Se un'azione viene riattivata, riprenderà l'azione sui nuovi messaggi in arrivo.

Quando le automazioni sono in esecuzione, puoi vederle in azione nei feed stream di Hootsuite (vai su Altro, quindi seleziona streaming). I tag sono visibili nello stream della messaggistica e i banner di assegnazione vengono visualizzati nella parte superiore di ciascuna messaggistica assegnata.

Filtra le metriche dei messaggi in entrata per tag nei rapporti di Analytics. Oppure tieni traccia dei tempi di risposta e risoluzione del team di supporto con tag e assegnazioni utilizzando i rapporti di Analytics (consulta Monitorare le prestazioni del tuo team).

Duplicare, modificare o eliminare azioni

Selezionare Altre opzioni accanto a un'azione per modificare, eliminare o duplicare tale azione. È possibile duplicare le azioni per utilizzarle come modelli per crearne facilmente di nuovi. È inoltre possibile duplicare le azioni per assegnare e applicare tag agli stessi messaggi. Ad esempio, creare un'azione di assegnazione che acquisisca messaggi specifici e quindi duplicarla per creare un'azione di tagging per gli stessi messaggi.

Azioni contrassegnate

Le azioni contrassegnate con un avviso giallo sono ancora attive, tuttavia parte della configurazione dell'azione non è valida e potrebbe non essere eseguita come previsto. Questo può accadere quando:

• un profilo social utilizzato nell'azione viene scollegato;
• alcuni dei tag utilizzati nell'azione sono stati archiviati.

Per rimuovere l'avviso, modificare l'azione, verificarne la configurazione, apportare modifiche e quindi salvarla nuovamente. Se un social network coinvolto nell'azione è stato disconnesso, l'azione continuerà a essere eseguita una volta ricollegato, ma il banner giallo verrà comunque visualizzato.

Le azioni contrassegnate con un avviso rosso vengono interrotte e interrotte. Le azioni si interrompe quando:

• Tutti gli account social utilizzati nell'azione vengono eliminati.
• tutti i tag utilizzati nell'azione sono stati archiviati;
• L'account dell'assegnatario viene annullato.
• il team dell'utente a cui è assegnato il messaggio è stato eliminato.
• il membro che ha creato l'azione è stato rimosso dall'organizzazione.

Per correggere un'azione interrotta, deve essere modificata e riconfigurata da un amministratore. In alcuni casi potrebbe essere necessario duplicare un'azione per ricrearla.