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Articolo aggiornato il: 09 maggio 2022

Automatizzare assegnazioni e tag

Crea e usa regole basate su parole chiave per instradare automaticamente i messaggi e ottimizzare il tuo flusso di lavoro. Con l'automazione, puoi fare quanto segue:

  • Assicurarti che i messaggi importanti non vengano persi. Puoi smistarli automaticamente alle persone o ai team corretti.
  • Trovare parole chiave negli stream.
  • Smistare i messaggi diretti alla Posta in arrivo.

Piani: Enterprise

Gli amministratori o gli utenti con accesso personalizzato possono assegnare i messaggi in entrata in base a specifiche parole chiave. Ad esempio, una catena alberghiera può creare un'assegnazione per monitorare i messaggi social in arrivo per le parole chiave "intossicazione alimentare" o "malattia" e indirizzare automaticamente tali messaggi al team di pubbliche relazioni o di gestione delle crisi.

L'assegnazione automatica garantisce risposte tempestive da parte delle persone giuste nella tua organizzazione. Consente inoltre di classificare e tracciare i messaggi in entrata e in uscita. Per ulteriori informazioni, consulta Aggiungere tag per tenere traccia dei post in entrata e Aggiungere tag per tenere traccia dei post in uscita. Le automazioni attive vengono eseguite indipendentemente dal fatto che tu abbia effettuato o meno l'accesso a Hootsuite.

Utilizzo di video di assegnazioni e tag automatici di Hootsuite.

Tipi di azioni automatizzate

Ci sono tre tipi di azioni automatizzate:

  • Assegnazioni Posta in arrivo: consente di assegnare thread di conversazioni in arrivo a specifici team o membri del team nella Posta in arrivo. Queste assegnazioni sono visualizzabili solo in Posta in arrivo. Puoi gestirle e risolverle in Posta in arrivo. Queste azioni non si riflettono in Gestione assegnazioni o Streams. Puoi applicare le assegnazioni automatiche di Posta in arrivo ai messaggi di Facebook e ai messaggi diretti, alle menzioni e alle risposte di Twitter.
  • Assegnazioni: se gestisci l'engagement dei tuoi post negli stream anziché in Posta in arrivo, crea le assegnazioni a livello di singolo messaggio. Puoi gestirle e risolverle nello strumento di gestione delle assegnazioni. Le assegnazioni automatiche dei messaggi attivano le notifiche agli assegnatari in base alle loro impostazioni di notifica. Consulta Gestire le notifiche e-mail. Puoi applicare le assegnazioni automatiche ai profili di Twitter (@mentions e messaggi diretti) e alle pagine di Facebook (post dei visitatori; commenti e risposte sui post della tua Pagina, annunci o dark post).
  • Tag: i tag sono utili per classificare i post. Ad esempio, puoi classificare le interazioni positive o le risposte specifiche della campagna. Puoi applicare tag a singoli post in stream in base a temi di parole chiave come sentiment o argomento. Puoi applicare tag ai profili di Twitter (@mentions e messaggi diretti) e alle pagine di Facebook (post dei visitatori, commenti e risposte sui post della tua Pagina). Gli utenti di Hootsuite Impact possono anche applicare tag a commenti e risposte sugli annunci delle pagine Facebook e sui dark post, da utilizzare in Impact. Prima di automatizzare l'applicazione dei tag, devi creare i tag. Consulta Gestire i tag.

Ottieni informazioni sull'efficienza del team e sul volume dei messaggi utilizzando i rapporti di Analytics (consulta Monitorare le prestazioni del tuo team).

Creazione di azioni automatiche

  1. Vai a Il mio profilo, quindi seleziona Gestisci account e team.
  2. Selezionare Automazione.
    L'area Gestisci per un'organizzazione campione con automazione evidenziata.
  3. Selezionare un tipo di automazione, quindi selezionare Crea nuovo o Aggiungi nuova azione per creare un nuovo tag o un'azione di assegnazione.
  4. Immettere un nome per il monitor in modo da poterlo identificare facilmente nell'elenco di azioni.
  5. Seleziona gli account social da monitorare.
  6. Selezionare i tipi di messaggi che si desidera monitorare, quindi selezionare Applica.
  7. Immettere le parole chiave da monitorare (fare riferimento alla seguente sezione suggerimenti per le parole chiave ). Lasciare vuote le caselle delle parole chiave per contrassegnare o assegnare tutti i messaggi.
  8. In Automaticamenteselezionare se questa azione taggherà i messaggi (categorizza i messaggi in arrivo), assegnarli dai flussi (instradare i messaggi in arrivo) o assegnarli tramite Posta in arrivo (instradare le conversazioni in arrivo).
    Sezione automatica che mostra le opzioni per classificare i messaggi in arrivo, instradare i messaggi in arrivo e instradare le conversazioni
    • Se si seleziona l'opzione Categorizza messaggi in arrivo , selezionare i tag da applicare.
    • Per le opzioni Instradare messaggi in arrivo e Instradare conversazioni in arrivo , cercare e selezionare il team o il membro del team per ricevere i messaggi.
    • Per le assegnazioni di Posta in arrivo, assicurati che gli assegnatari dispongano delle autorizzazioni per visualizzare e rispondere ai thread sul social account.
  9. Per le assegnazioni, in Assegna aimmettere il nome della persona o del team a cui si desidera instradare i messaggi.
  10. Selezionare Crea azione.

Suggerimento: qualsiasi amministratore che crea o modifica un tag o un'assegnazione automatica diventa proprietario dell'azione e il nome di tale persona viene visualizzato come assegnatore nelle notifiche e-mail.

Consigli per parole chiave

Separa le parole chiave con virgole, non con virgolette. I campi delle parole chiave supportano frasi, emoji e lingue non latine. L'automazione trova la corrispondenza a una parola chiave in un messaggio solo se si tratta di una parola o frase indipendente: ovvero, se è presente uno spazio prima e dopo la parola. Le parole chiave non fanno distinzione tra maiuscole e minuscole e non è necessario immettere parole chiave se desideri che l'azione venga applicata a tutti i messaggi selezionati. Puoi utilizzare una o più delle seguenti opzioni di parole chiave:

  • Ha tutte le seguenti parole chiave - I messaggi devono contenere TUTTE queste parole chiave.
  • Ha una delle seguenti parole chiave: i messaggi devono contenere almeno una di queste parole chiave.
  • Esclude le seguenti parole chiave: i messaggi contenenti una di queste parole non vengono contrassegnati o assegnati da questa azione.

Suggerimento: crea una gerarchia di tag applicando più tag a un messaggio. Ad esempio, ai messaggi con "Fatturazione" o "Interruzione del servizio" puoi applicare il tag "Assistenza clienti".

Applicazione delle azioni

I nuovi messaggi in arrivo vengono confrontati con le azioni nel tuo elenco:

  • I messaggi che corrispondono alle parole chiave di più di un'azione di applicazione di tag riceveranno i tag di ogni azione corrispondente.
  • I messaggi che corrispondono alle parole chiave in più azioni di assegnazione verranno assegnati una sola volta, in base alla priorità. Le assegnazioni vengono assegnate priorità in ordine sequenziale dall'alto verso il basso nell'elenco delle azioni. È possibile spostare le azioni per modificarne la priorità.

È possibile attivare o sospendere le azioni utilizzando l'interruttore accanto all'azione. Attivato significa che è attivo e che sta monitorando attivamente i messaggi in arrivo. Disattivare un'azione per sospendere un'azione. I messaggi ricevuti quando un'assegnazione viene sospesa verranno assegnati automaticamente a qualsiasi altra assegnazione attiva pertinente o non verranno assegnati affatto. Se un'azione viene riattivata, riprenderà l'azione sui nuovi messaggi in arrivo.

Quando le automazioni sono in esecuzione, puoi vederle in azione in Hootsuite Streams . I tag sono visibili sui messaggi in-stream e i banner di assegnazione vengono visualizzati nella parte superiore di ogni messaggio assegnato.

Filtra le metriche dei messaggi in entrata per tag nei rapporti di Analytics. Oppure tieni traccia dei tempi di risposta e risoluzione del team di supporto con tag e assegnazioni utilizzando i rapporti di Analytics (consulta Monitorare le prestazioni del tuo team).

Duplicare, modificare o eliminare azioni

Selezionare Altre opzioni accanto a un'azione per modificare, eliminare o duplicare tale azione. È possibile duplicare le azioni per utilizzarle come modelli per crearne facilmente di nuovi. È inoltre possibile duplicare le azioni per assegnare e applicare tag agli stessi messaggi. Ad esempio, creare un'azione di assegnazione che acquisisca messaggi specifici e quindi duplicarla per creare un'azione di tagging per gli stessi messaggi.

Più opzioni di visualizzazione selezionate per l'azione di modifica, l'azione di eliminazione e l'azione duplicata.

Azioni contrassegnate

Le azioni contrassegnate con un avviso giallo sono ancora attive, tuttavia parte della configurazione dell'azione non è valida e potrebbe non essere eseguita come previsto. Questo può accadere quando:

  • un profilo social utilizzato nell'azione viene scollegato;
  • alcuni dei tag utilizzati nell'azione sono stati archiviati.

Per rimuovere l'avviso, modificare l'azione, verificarne la configurazione, apportare modifiche e quindi salvarla nuovamente. Se un social network coinvolto nell'azione è stato disconnesso, l'azione continuerà a essere eseguita una volta ricollegato, ma il banner giallo verrà comunque visualizzato.

Le azioni contrassegnate con un avviso rosso vengono interrotte e interrotte. Le azioni si interrompe quando:

  • Tutti gli account social utilizzati nell'azione vengono eliminati.
  • tutti i tag utilizzati nell'azione sono stati archiviati;
  • L'account dell'assegnatario viene annullato.
  • il team dell'utente a cui è assegnato il messaggio è stato eliminato.
  • il membro che ha creato l'azione è stato rimosso dall'organizzazione.

Per correggere un'azione interrotta, deve essere modificata e riconfigurata da un amministratore. In alcuni casi potrebbe essere necessario duplicare un'azione per ricrearla.

 

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