Gérer votre bibliothèque de contenu (administrateurs Business et Enterprise)

  

Les organisations disposant du forfait Business ou Enterprise peuvent utiliser des bibliothèques de contenu pour stocker des images et/ou modèles de publications pré-approuvés à publier sur les médias sociaux. Elles peuvent mettre en place de nombreuses bibliothèques pour partager du contenu spécifique avec diverses équipes. La capacité des bibliothèques est illimitée.

Organisez vos bibliothèques de contenu en vous servant des balises pour aider vos collaborateurs à retrouver plus facilement vos ressources. Vous pouvez également contrôler l'utilisation d'un contenu spécifique en définissant la disponibilité et la date d'expiration de chaque ressource. Enfin, les notes internes permettent aux collaborateurs de savoir quand et comment utiliser ces ressources.

Pour savoir comment publier les ressources d’une bibliothèque de contenu, consultez l'article Publier des ressources depuis la bibliothèque de contenu.

Autorisations des bibliothèques de contenu

Les super administrateurs et les administrateurs d'organisation peuvent gérer toutes les bibliothèques de contenu, tandis que les administrateurs d'équipe peuvent gérer les bibliothèques de leur équipe. Cela veut dire qu'ils sont en mesure de créer et de partager des bibliothèques de contenu, ainsi que d’ajouter ou de modifier du contenu dans leurs bibliothèques. Quant aux autres membres de l’organisation, ils peuvent uniquement utiliser le contenu des bibliothèques de leur(s) équipe(s).

Pour autoriser un collaborateur à gérer les bibliothèques de contenu de son équipe sans lui attribuer le rôle d'administrateur, vous devez personnaliser les autorisations de l'équipe :

  1. Cliquez sur votre photo de profil (Newprofileicon.png par défaut) dans le coin supérieur droit du tableau de bord, puis sélectionnez Gérer sous le nom de l'organisation.
  2. Sous le nom de l'organisation, cliquez sur Équipes.
  3. Cliquez sur l'onglet Autorisations.
  4. Cliquez sur le menu déroulant des autorisations en regard du membre de votre choix, puis sélectionnez Personnaliser.
  5. Cochez la case Gérer la bibliothèque de contenu et les ressources, puis cliquez sur Enregistrer.

Créer, modifier ou supprimer une bibliothèque de contenu

Vous pouvez modifier à tout moment le nom d'une bibliothèque de contenu et les équipes qui peuvent y accéder.
La suppression d'une bibliothèque entraîne son retrait des tableaux de bord de tous les collaborateurs.

Pour créer une bibliothèque de contenu

  1. Sélectionnez Publisher Publisher_icon.png dans le menu de lancement.
  2. Cliquez sur l'onglet Contenu en haut du calendrier.
  3. Dans Sources de contenu, cliquez sur Bibliothèque de contenu.
  4. La première fois que vous créez une bibliothèque, cliquez sur Créer une bibliothèque de contenu ou sur le menu déroulant Menu situé en haut de la page, puis sur Nouvelle bibliothèque.
  5. Saisissez un nom pour la bibliothèque, cliquez sur Ajouter une équipe pour sélectionner une ou plusieurs équipes qui pourront accéder à la bibliothèque, puis cliquez sur Créer.

Pour modifier votre bibliothèque de contenu

  1. Cliquez sur le menu déroulant Menu en haut de la page, puis sélectionnez Modifier la bibliothèque.
    Edit_content_library.png
  2. Modifiez le nom de la bibliothèque ou les équipes qui peuvent y accéder, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.

Pour supprimer une bibliothèque de contenu

  1. Sélectionnez une bibliothèque de contenu dans le menu déroulant Menu.
  2. Cliquez à nouveau sur le menu, puis sélectionnez Modifier la bibliothèque.
  3. Cliquez sur Retirer.
  4. Cliquez sur OK.

Ajouter des ressources à une bibliothèque de contenu

Les bibliothèques de contenu peuvent contenir des images et des modèles de publication individuels. Les images doivent être importées directement dans une bibliothèque, tandis que les modèles peuvent être rédigés dans le Composer ou la zone de composition des messages, puis enregistrés dans une bibliothèque. Ils doivent obligatoirement inclure du texte, mais ils peuvent également comporter du contenu lié aux réseaux sociaux, des liens, des vidéos, des images, des balises et une programmation. Veuillez noter que les liens raccourcis ne peuvent pas être enregistrés dans les modèles d'une bibliothèque de contenu. Le lien complet est enregistré, et des raccourcisseurs ou des liens préétablis doivent être appliqués lorsque le modèle est publié.

Vous pouvez mettre en ligne des images d'une taille maximale de 10 Mo. Les fichiers vidéo ne peuvent pas être importés directement dans une bibliothèque de contenu ; ils doivent être associés à un modèle avant de pouvoir être enregistrés.

Pour mettre en ligne une image dans une bibliothèque de contenu

  1. Dans Bibliothèque de contenu, sélectionnez une bibliothèque dans le menu déroulant Menu situé en haut de la page.
  2. Cliquez sur Mettre en ligne.
  3. Cliquez sur Sélectionner les fichiers à mettre en ligne, choisissez une image, puis cliquez sur Ouvrir.
  4. Facultatif : cliquez sur Ajoutez des informations concernant les fichiers pour ajouter des balises à la ressource, ou définissez une période d'utilisation, puis cliquez sur Enregistrer. Voir ci-dessous pour obtenir plus de détails.

Pour créer un modèle

  1. Cliquez sur Nouvelle publication dans le coin supérieur droit du tableau de bord pour ouvrir le Composer.
  2. Si vous faites partie de plusieurs organisations, sélectionnez celle qui vous intéresse dans le menu déroulant situé en haut à gauche de la page.
  3. Ajoutez tous les éléments de la publication à votre modèle.
    Veuillez noter que les liens raccourcis ne peuvent pas être enregistrés dans les modèles d'une bibliothèque de contenu. Le lien complet est enregistré, et des raccourcisseurs ou des liens préétablis doivent être appliqués lorsque le modèle est publié.
  4. Cliquez sur la flèche du menu déroulant située à côté de Publier maintenant, puis sur Enregistrer dans la bibliothèque de contenu.
    Save_to_content_library.png
  5. Sélectionnez une bibliothèque de contenu dans laquelle enregistrer le modèle, ajoutez une note interne ou des balises, définissez une période d'utilisation pour la ressource, puis cliquez sur Ajouter une nouvelle ressource.

Modifier ou supprimer des ressources

Pour modifier un modèle de publication

  1. Sélectionnez Publisher Publisher_icon.png dans le menu de lancement.
  2. Cliquez sur l'onglet Contenu en haut du calendrier.
  3. Dans Sources de contenu, cliquez sur Bibliothèque de contenu.
  4. Dans Bibliothèque de contenu, sélectionnez une bibliothèque dans le menu déroulant Menu situé en haut de la page.
  5. Placez le curseur de la souris sur le menu Plus menu Plus de la ressource, puis cliquez sur Modifier le modèle.
  6. Modifiez le contenu ou les propriétés du modèle de publications, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.

Pour supprimer une ressource

  1. Dans Bibliothèque de contenu, sélectionnez une bibliothèque dans le menu déroulant Menu situé en haut de la page.
  2. Placez le curseur de la souris sur le menu Plus menu Plus de la ressource, puis cliquez sur Supprimer. Vous pouvez aussi maintenir la touche MAJ enfoncée et cliquer sur les ressources à supprimer puis sur le menu Plus menu Plus en haut de la bibliothèque avant de sélectionner Supprimer.
  3. Cliquez sur OK.

important_icon_37x44.png La suppression d'une ressource de la bibliothèque de contenu ne la supprime pas des publications programmées et n'empêche pas sa publication si celle-ci est déjà programmée.

Ajouter des balises et des notes à des ressources

Organisez les ressources de votre bibliothèque de contenu à l'aide de balises et de notes internes. Le balisage vous permet de filtrer les ressources par balise afin d'accéder rapidement au contenu pertinent. Les balises dépendent de la bibliothèque dans laquelle elles ont été créées. Ajoutez des notes internes à des ressources pour préciser leur utilisation prévue.

Pour ajouter des balises à des ressources

  1. Maintenez la touche MAJ enfoncée et sélectionnez une ou plusieurs ressources auxquelles vous souhaitez ajouter une balise.
  2. Cliquez sur le menu Plus menu Plus en haut de la bibliothèque.
  3. Cliquez sur Ajouter des balises.
  4. Saisissez une ou plusieurs balises, puis cliquez sur Enregistrer.

Pour supprimer une balise d'une seule ressource

  1. Placez le curseur de la souris sur le menu Plus menu Plus de la ressource, puis cliquez sur Balise.
  2. Placez le curseur de la souris sur la balise pour qu'elle devienne rouge, puis cliquez pour la supprimer de cette ressource.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Pour supprimer une balise de toutes les ressources

  1. Placez le curseur de la souris sur le menu Plus menu Plus de la ressource, puis cliquez sur Balise.
  2. Cliquez sur Gérer la liste des balises.
  3. Cliquez sur la croix en regard d'une balise pour la supprimer de la liste. La balise est alors supprimée de la bibliothèque, ainsi que de toutes les ressources auxquelles elle était associée.

Pour filtrer les ressources par balise

Saisissez une ou plusieurs balises dans le champ Filtrer par balise en haut de la bibliothèque. Cliquez sur Plus menu Plus pour remplacer la recherche par défaut « toutes ces balises » par « une de ces balises ».

Ajouter ou modifier des notes internes

  1. Sélectionnez une bibliothèque de contenu dans le menu déroulant Menu situé en haut de la page.
  2. Placez le curseur de la souris sur le menu Plus menu Plus de la ressource, puis cliquez sur Modifier.
  3. Ajoutez ou modifiez la note, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.

Définir des périodes de validité pour les ressources

Définissez la disponibilité et/ou les dates d'expiration afin de contrôler l'utilisation des ressources des bibliothèques de contenu. Définissez les périodes de validité des ressources lors de leur ajout à une bibliothèque de contenu ou en les modifiant par la suite. Les ressources disposant d'une période de validité peuvent être suspendues et cessent ainsi immédiatement d'être accessibles. L'arrêt de la suspension rétablit l'ancienne disponibilité de la ressource.

Les restrictions de disponibilité sont visibles dans la bibliothèque de contenu pour tous les collaborateurs. Les heures correspondent au fuseau horaire de l'administrateur qui a créé la ressource. Lorsqu'une ressource est indisponible, elle n'apparaît pas dans la liste des ressources pouvant être publiées par les collaborateurs.
Template_with_timeframe.png

Les publications contenant une ressource suspendue ou ayant expiré ne seront pas publiées. De plus, la publication des ressources doit être programmée pendant la période de disponibilité. Si une publication programmée contient une ressource à laquelle une date d'expiration est attribuée ou qui est suspendue par la suite, la publication ne sera pas envoyée au moment programmé.

important_icon_37x44.png La suppression d'une ressource de la bibliothèque de contenu ne la supprime pas des publications programmées et n'empêche pas sa publication si celle-ci est déjà programmée.

Pour définir une période de validité pour une ressource

  1. Placez le curseur de la souris sur le menu Plus menu Plus de la ressource, puis cliquez sur Modifier.
  2. Cliquez sur Définir une période, puis sélectionnez une date de validité et/ou d'expiration pour cette ressource.
  3. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Pour définir une période sur plusieurs ressources à la fois

  1. Maintenez la touche MAJ enfoncée et sélectionnez une ou plusieurs ressources.
  2. Cliquez sur le menu Plus menu Plus en haut de la bibliothèque, puis sélectionnez Définir la disponibilité des ressources.
  3. Cliquez sur Définir une période, puis sélectionnez une date de validité et/ou d'expiration pour cette ressource.
  4. Cliquez sur Définir pour # ressources.

Pour suspendre la validité d'une ressource

  1. Placez le curseur de la souris sur le menu Plus menu Plus de la ressource, puis cliquez sur Modifier.
  2. Cliquez sur Suspendre la validité.
  3. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Cliquez sur Définir une période pour annuler la suspension de validité de la ressource et rétablir ses paramètres de validité d'origine.