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Artikel aktualisiert: 05. November 2021

Automatisieren von Zuweisungen und Tags

Mit der Automatisierung können Sie schlüsselwortbasierte Regeln erstellen und verwenden, um Folgendes zu tun:

  • Stellen Sie sicher, dass wichtige Nachrichten nicht verpasst werden. Leiten Sie sie automatisch an die richtigen Personen oder Teams weiter.
  • Finden Sie Schlüsselwörter in Streams.
  • Leiten Sie Direktnachrichten an den Posteingang weiter.

Pläne: Enterprise

Administratoren oder Benutzer mit benutzerdefiniertem Zugriff können eingehende Nachrichten basierend auf bestimmten Schlüsselwörtern zuweisen. Beispielsweise möchte eine Hotelkette möglicherweise einen Auftrag erstellen, um eingehende soziale Nachrichten auf die Schlüsselwörter" Lebensmittelvergiftung" oder" Krankheit zu überwachen. "Sie können diese Nachrichten dann automatisch an das PR- oder Krisenmanagementteam weiterleiten.

Durch die Triaging mit Automatisierung werden zeitnahe Antworten der richtigen Personen in Ihrem Unternehmen sichergestellt. Es hilft Ihnen auch dabei, eingehende und ausgehende Nachrichten zu kategorisieren und zu verfolgen. Weitere Informationen dazu findest du unter Hinzufügen von Tags, um eingehende Beiträge zu verfolgen, und Tags hinzufügen, um deine ausgehenden Beiträge zu verfolgen. Aktive Automatisierungen werden unabhängig davon ausgeführt, ob Sie bei Hootsuite angemeldet sind oder nicht.

Verwenden automatisierter Zuweisungen und Tags von Hootsuite

Arten von automatisierten Aktionen

Es gibt drei Arten der automatisierten Aktion:

  • Posteingangszuweisungen - Weisen Sie eingehende Konversations-Threads bestimmten Teams oder Teammitgliedern im Posteingang zu. Diese Zuweisungen sind nur im Posteingang sichtbar. Sie bearbeiten und lösen diese im Posteingang. Diese Aktionen werden nicht im Aufgaben-Manager oder in Streams widergespiegelt. Sie können automatisierte Posteingangszuweisungen auf Facebook-Nachrichten und Twitter-Direktnachrichten, Erwähnungen und Antworten anwenden.
  • Aufgaben - Wenn Sie Ihr Post-Engagement in Streams statt im Posteingang verwalten, erstellen Sie Aufgaben auf der Ebene der einzelnen Nachrichten. Diese bearbeiten und lösen Sie im Aufgabenmanager. Automatisierte Nachrichtenzuweisungen lösen Benachrichtigungen an Beauftragte basierend auf ihren Benachrichtigungseinstellungen aus. Siehe Verwalten von E-Mail-Benachrichtigungen. Sie können automatisierte Zuweisungen auf Twitter-Profile (@mentions und Direktnachrichten) und Facebook-Seiten (Besucherbeiträge sowie Kommentare und Antworten auf Ihre Seitenbeiträge, Anzeigen oder Dark Posts) anwenden.
  • Tags - Tags sind nützlich, um Beiträge zu kategorisieren. Beispielsweise können Sie positive Interaktionen oder kampagnenspezifische Antworten kategorisieren. Sie können Tags basierend auf Keyword-Themen wie Stimmung oder Thema auf einzelne Beiträge im Stream anwenden. Sie können Tags auf Twitter-Profile (@mentions und Direktnachrichten) und Facebook-Seiten (Besucherbeiträge sowie Kommentare und Antworten auf Ihre Seitenbeiträge) anwenden. Benutzer von Hootsuite Impact können auch Tags auf Kommentare und Antworten auf Facebook-Seiten-Anzeigen und Dark-Posts anwenden, um sie in Impact zu verwenden. Bevor Sie automatisiertes Tagging verwenden, müssen Sie zuerst Ihre Tags erstellen. Siehe Tags verwalten.

Gewinnen Sie mithilfe von Analytics-Berichten einen Einblick in die Teameffizienz und das Nachrichtenvolumen (siehe Analysieren der Teamleistung).

Erstellen von automatisierten Aktionen

  1. Gehen Sie zu Mein Profil und wählen Sie dann Konten und Teams verwalten aus.
  2. Wählen Sie Automatisierungaus.
    Der Bereich Verwalten für eine Beispielorganisation mit hervorgehobener Automatisierung
  3. Wählen Sie einen Automatisierungstyp aus, und wählen Sie dann Neu erstellen oder Neue Aktion hinzufügen , um eine neue Tag- oder Zuweisungsaktion zu erstellen.
  4. Geben Sie einen Namen für Ihren Monitor ein, damit Sie ihn einfach in der Liste der Aktionen identifizieren können.
  5. Wählen Sie die sozialen Konten aus, die überwacht werden sollen.
  6. Wählen Sie die Nachrichtentypen aus, die Sie überwachen möchten, und wählen Sie dann Anwendenaus.
  7. Geben Sie die zu überwachenden Keywords ein (siehe den folgenden Abschnitt zu Keyword-Tipps ). Lassen Sie die Schlüsselwortfelder frei, um alle Nachrichten zu taggen oder zuzuweisen.
  8. Wählen Sie unter Automatischaus, ob diese Aktion Nachrichten kennzeichnet (eingehende Nachrichten kategorisiert), sie aus Streams zuweisen (eingehende Nachrichten weiterleiten) oder sie über den Posteingang zuweisen soll (Eingehende Konversationen weiterleiten).
    automatisch bereichsübergehende Optionen zur Kategorisierung eingehender Nachrichten, zur Weiterleitung eingehender Nachrichten und zur Weiterleitung eingehender Gespräche
    • Wenn Sie die Option Eingehende Nachrichten kategorisieren auswählen, wählen Sie die anzuwendenden Tags aus.
    • Suchen Sie für die Optionen Eingehende Nachrichten weiterleiten und Eingehende Unterhaltungen weiterleiten nach dem Team oder Teammitglied, das die Nachrichten empfangen sollen, und wählen Sie es aus.
    • Stellen Sie bei Posteingangszuweisungen sicher, dass die Beauftragten über Berechtigungen verfügen, um Threads auf dem Social-Media-Konto anzuzeigen und darauf zu antworten.
  9. Geben Sie für Zuordnungen unter Zuweisen zuden Namen der Person oder des Teams ein, an die Sie Nachrichten weiterleiten möchten.
  10. Wählen Sie Aktion erstellenaus.

Tipp: Jeder Administrator, der ein automatisiertes Tag oder eine Zuordnung erstellt oder bearbeitet, wird Eigentümer dieser Aktion, und der Name dieser Person wird als Zuweiser in E-Mail-Benachrichtigungen angezeigt.

Keyword-Tipp

Trennen Sie Schlüsselwörter durch Kommas, keine Anführungszeichen. Keyword-Felder unterstützen Phrasen, Emojis und nicht-lateinische Sprachen. Automatisierung stimmt nur mit einem Schlüsselwort in einer Nachricht überein, wenn es sich um ein unabhängiges Wort oder eine unabhängige Phrase handelt - das bedeutet, dass vor und nach dem Wort ein Leerzeichen vorhanden sein muss. Bei Schlüsselwörtern wird die Groß-/Kleinschreibung nicht Sie müssen keine Schlüsselwörter eingeben, wenn Ihre Aktion auf alle von Ihnen ausgewählten Nachrichten angewendet werden soll. Sie können eine oder mehrere der folgenden Keyword-Optionen verwenden:

  • Hat alle folgenden Schlüsselwörter - Nachrichten müssen ALLE dieser Schlüsselwörter enthalten.
  • Hat eines der folgenden Schlüsselwörter - Nachrichten müssen mindestens eines dieser Schlüsselwörter enthalten.
  • Schließt die folgenden Schlüsselwörter aus - Nachrichten, die eines dieser Wörter enthalten, werden durch diese Aktion nicht getaggt oder zugewiesen.

Tipp: Erstellen Sie eine Tag-Hierarchie, indem Sie mehrere Tags auf eine Nachricht anwenden. Sie können beispielsweise Nachrichten mit „Abrechnung“ oder „Ausfall“ mit dem Tag „Kundensupport“ markieren.

Wie Aktionen angewendet werden

Neu eingehende Nachrichten werden mit den Aktionen in Ihrer Liste abgeglichen:

  • Nachrichten, die den Schlagwörtern in mehr als einer Tag-Aktion entsprechen, werden mit den Tags aus jeder zutreffenden Aktion versehen.
  • Nachrichten, die den Schlüsselwörtern in mehr als einer Zuweisungsaktion entsprechen, werden je nach Priorität nur einmal zugewiesen. Zuweisungen werden in der Aktionsliste in sequentieller Reihenfolge von oben nach unten priorisiert. Sie können Aktionen verschieben, um ihre Priorität zu ändern.

Sie können Aktionen aktivieren oder pausieren, indem Sie den Schalter neben der Aktion verwenden. Aktiviert bedeutet, dass es eingehende Nachrichten aktiviert ist und aktiv überwacht. Deaktivieren Sie eine Aktion, um eine Aktion anzuhalten. Nachrichten, die beim Anhalten einer Zuordnung empfangen werden, werden entweder auf andere relevante aktive Zuordnungen vorgegeben oder gar nicht zugewiesen. Wenn eine Aktion erneut aktiviert ist, wird die Aktion für neue eingehende Nachrichten fortgesetzt.

Wenn Automatisierungen ausgeführt werden, können Sie sie in Hootsuite Streams in Aktion sehen . Tags sind in In-Stream-Nachrichten sichtbar, und Zuweisungsbanner werden oben in jeder zugewiesenen Nachricht angezeigt.

Filtern Sie Ihre Metriken für eingehende Nachrichten nach Tags in Ihren Analytics-Berichten. Oder verfolgen Sie die Antwort- und Lösungszeiten des Supportteams mit Tags und Aufgaben mithilfe von Analytics-Berichten (siehe Analysieren der Teamleistung).

Aktionen duplizieren, bearbeiten oder löschen

Wählen Sie neben einer Aktion Weitere Optionen aus, um diese Aktion zu bearbeiten, zu löschen oder zu duplizieren. Sie können Aktionen duplizieren, um sie als Vorlagen zu verwenden, um auf einfache Weise neue zu erstellen. Sie können auch Aktionen duplizieren, um denselben Nachrichten Tags zuzuweisen und darauf anzuwenden. Erstellen Sie beispielsweise eine Zuweisungsaktion, die bestimmte Nachrichten erfasst, und duplizieren Sie sie dann, um eine Tagging-Aktion für dieselben Nachrichten zu erstellen.

Mehr Auswahl mit Optionen für Bearbeitungsaktion, Löschaktion und Duplikataktion

Markierte Aktionen

Gelbes Warnsymbol Aktionen, die mit einer gelben Warnung gekennzeichnet sind, sind weiterhin aktiv, jedoch ist ein Teil der Konfiguration der Aktion ungültig und kann nicht wie vorgesehen ausgeführt werden. Dies kann passieren, wenn:

  • ein im Rahmen der Aktion genutztes soziales Profil getrennt wurde.
  • einige aber nicht alle im Rahmen der Aktion genutzte Tags archiviert wurden.

Um die Warnung zu entfernen, bearbeiten Sie die Aktion, überprüfen Sie ihre Konfiguration, nehmen Sie Änderungen vor und speichern Sie sie erneut. Wenn ein an der Aktion beteiligtes soziales Netzwerk getrennt wurde, wird die Aktion nach dem Wiederverbinden fortgesetzt, aber das gelbe Banner wird weiterhin angezeigt.

Rotes Warnsymbol Aktionen, die mit einer roten Warnung gekennzeichnet sind, werden unterbrochen und gestoppt. Aktionen werden unterbrochen, wenn:

  • Alle sozialen Konten, die in der Aktion verwendet werden, werden gelöscht.
  • alle im Rahmen der Aktion genutzten Tags archiviert wurden.
  • Das Konto des Abtretungsempfängers wird gekündigt.
  • das Team des Zuweisungsempfängers gelöscht wurde.
  • das Mitglied, das eine Aktion erstellt hat, aus der Organisation entfernt wurde.

Um eine fehlerhafte Aktion zu beheben, muss sie von einem Administrator bearbeitet und neu konfiguriert werden. In einigen Fällen muss möglicherweise eine Aktion dupliziert werden, um sie neu zu erstellen.